浅淡影响系统成功实施的几个因素

    2005年，我公司与上港化工货运有限公司结盟，签订了运输管理系统项目，通过前期的调研、定制开发，进入了正式的实施阶段。我有幸参与了整个项目的实施，经过几个月的共同努力，系统于2006年3月正式投入稳定运行。此次项目相比其它项目，有其独特的特点和实施难度，我在此次实施中受益非浅，以下谈谈此次实施中体会到的，决定此次系统成功实施的几个影响因素。
一、项目组的有力管理和支持是系统成功实施的关键
    项目组对系统能否成功运行起到决定的作用，本次项目由上港化工货运公司副总、信息主管、各部门主要业务骨干及我公司技术经理、实施骨干成员组成。其主要职责是在项目经理的领导下，对运输系统项目负责调研、规划、组织、协调，确保项目按计划实施。由于有公司领导的牵头，在涉及到岗位工作职责地变更，工作责任的分工等公司员工管理上，起到强有力的协调和推动作用。
二、准确的调研工作是系统顺利实施的起点
    项目成立后，在上港化工货运公司各部门的支持下，进行了近3周的调研工作，对公司运作流程、单据、报表、公司规划、业务模式等进行了深度的调查和分析，通过多次沟通会议、分析会议，最终定下最适合的系统整体流程及系统主体结构，为系统将来长久的适用、稳定运行做好了强有力的铺垫。
三、基础数据的准确收集是系统正确运行的基础
    初始数据的准确性、完整性是保证运输管理系统正确运行的基础，因此，必须把工作做细。此次运输系统数据初始收集包括两方面的工作，一是对客户信息、货品信息、线路信息、报价策略等进行系统的整理、编码及录入，使其在系统中进行分类管理；另一方面对上港公司的自有资源进行整理，并进入系统归档，包括车辆、油耗、司机档案、工资属性等。项目组对录入系统的各种前期数据进行了系统检查，正确后，运输管理系统将进入正式试运行。
四、分阶段的实施是运输系统整理体进程的有力保证
    根据系统总体规划、分步实施的要求，我们将运输管理系统工程分为三个阶段，第一个阶段为业务系统阶段，包含基础管理、客户服务、派车管理、委托管理。第二阶段运行财务阶段，第二阶段一般在第一阶段正常运行后开始进行，包括费用审核、费用确定、应收管理、应付管理、客户对账管理。第三阶段为报表的定制阶段，根据不同的客户定制了其特有的报表，大大提高与客户之间的对账效率，提升了客户服务质量。
五、培训工作、现场指导、跟踪服务的到位在系统实施中起到重要作用
    上港化工货运的培训工作相对较重，因为其系统操作人员均为年龄较大、对计算机不熟悉的工作人员，大部分数据录入人员曾是驾驶人员，对计算机使用没有任何基础。因此在培训上，不仅包括业务流程培训、编码及初始数据录入培训、系统正确使用、操作技巧培训等方面的培训，还包括计算机基础培训，并专门对其编制一套最简单，一目了然的系统使用手册，便于使用人员学习系统。通过近两个月的耐心、细心培训后，使各部位业务人员学会使用计算机进行业务处理，为业务数据正确录入，起到了保障作用。在培训中一直坚持现场指导、跟踪服务，最快最直接的第一时间解决操作人员遇到的各种问题，对每个环节、各个部门进行针对性的指导，促使系统使用人员操作规范，遵循系统业务流程，能独立完成自己的系统责任工作。
六、数据核对工作为以后的正确性起到保障
    数据的核对工作在系统实施中占有一个较大的成份，尤以第一个月数据为重，且第一个月数据的核对工作相对较大，在系统投入运行时，均会要求手工账与系统并行一月，并在第二月初对手工账和系统进行核对，能否按时核对，正确与否，都关系着系统运行的成功与失败。我们实施人员与系统统计人员对系统中的数据进行了一一核对，对发现的差错进行了原因查找，如为系统原因，进行了系统修正，为下次系统的数据正确起到了保证。有了数据的正确保证后，进一步对财务相应的数据进行审核，因为财务的应收应付与公司利益、员工利益密切相关，我们细心核对、防疏防漏，找到差错及时修正，以确保系统的正确性。并在系统二月，三月坚持数据核对工作，进一步巩固系统正确性。
七、坚持跟踪、做好服务、稳定完善、巩固提高是系统实施长期的工作
    经过三个月的试运行后，此次运输管理系统通过验收，进入了稳定运行阶段。但我们实施工作的后期仍将继续，做好跟踪服务，确保系统正常、高效、稳定的运行，这也是一个长期的过程。在此后的运行中，上港化工货运，根据其业务变化，客户服务要求，对系统进行新的调整，进行了巩固提高，对其稳定运行起到长久的效果。在其跟踪服务上，我们做了最快响应，提供7－24小时最快响应服务，故障解决时限为4个小时，最快的满意上港化工货运的要求。